Desi unii se tem de presa ca de un potential inamic, ea poate fi un aliatfoarte puternic al companiei dumneavoastra, daca stiti cum sa o abordati strategic. Raspunzand la intrebarile de mai jos, veti putea sa va construiti o strategie cu ajutorul caruia sa colaborati eficient cu specialistii din presa, pentru ca mesajul dumneavoastra sa ajunga la publicul pe care il vizati, in forma pe care o doriti.
1. De ce aveti nevoie de aparitia in presa?
Obiectivele organizatiei dumneavoastra va vor indica strategiile de media cele mai potrivite. Vreti sa faceti cunoscut programul dumneavoastra social in folosul comunitatiii? Dorii sa promovati un anumit tip de comportament sau o atitudine? Militati pentru schimbarea unei legi? De raspunsurile la aceste intrebari depinde pe cine vreti sa contactati si care sunt cele mai potrivite canale media pentru asta. De exemplu, parintii unor copii mici au obiceiuri de lectura si de privit la televizor foarte diferite de membrii parlamentului.
2. Care este stirea dumneavoastra?
De multe ori, ceea ce noua ni se pare interesant si captivant legat de activitatea noastra, il poate face pe un reporter sa caste. Canalele de difuzare a stirilor au propriile criterii dupa care judeca valoarea unei informatii, asa ca, pentru a le atrage atentia, trebuie sa va impachetati mesajul intr-un mod atractiv. Incercati sa va agatati de un eveniment de actualitate: o stire recenta, un congres, sau o sarbatoare. De exemplu, daca presa vorbeste despre inmultirea cazurilor de obezitate la copii, aceasta este o ocazie sa vorbiti despre produsele dumneavoastra alimentare sanatoase. Prezentati stirile nationale prin prisma locala, de exemplu, cum ar putea fi afectata comunitatea locala daca parlamenul va taia fondurile pentru un anumit program. Presa este foarte interesata de stirile care vorbesc despre o stare conflictuala, de cele de interes uman, sau care contin superlative de genul “cel mai mare”, “cel mai bun” etc.
3. Ce fel de acoperire media va doriti?
Termenul de “media” se refera la diverse tipuri de canale de comunicare – radio, televiziune, reviste, ziare. Fiecare dintre aceste canale ofera diverse ocazii de a va atinge publicul tinta cu un tip diferit de mesaj.Daca vreti sa va asigurati ca mesajul dumneavoastra este redat in cel mai bun mod cu putinta, va puteti gandi chiar sa trimiteti un articol la un ziar, sub forma de editorial, in care sa va prezentati opiniile. E adevarat ca formatul de stire va ofera o expunere si o credibilitate mai mare, dar ati avea mai putin control asupra continutului ei si al felului cum este prezentata.
4. Pe cine din presa ar trebui sa contactati?
Cheia pentru a va implement strategia de comunicare este ca informatia dumneavoastra sa ajunga la oamenii potriviti, din locurile potrivite. Faceti-va intai o lista cuprinzatoare cu toate posturile de televiziune si de radio, revistele, ziarele si agentiile de presa din zona dumneavoastra, si la nivel national, si cu care vreti sa colaborati. Sunati apoi in fiecare redactie si aflati ce redactori se ocupa de domeniul dumneavoastra de interes. Intrebati care sunt termenele de predare, cum prefera sa primeasca informatiile (prin telefon, pe fax, pe email), sau daca puteti trimite articole semnate de dumneavoastra.
5. Cum sa contactati presa?
Odata ce ati identificat o lista de contacte din presa, incepeti sa stabiliti ocolaborare benefica intre dmneavoastra si jurnalisti, inainte de a le vinde o poveste. Scrieti-le reporterilor sau producatorilor care se ocupa de domeniul dumneavoastra de interes pentru a le oferi o reactie la subiectele prezentate de ei, si a le trimite cateva informarii despre compania dumneavoastra. Cand aveti o stire sau un eveniment de promovat, trimiteti un comunicat de presa cu cele mai importante informatii catre contactele din lista dumneavoastra. Apoi, sunati-i cat mai aproape de eveniment. Foarte multe organizatii media au termene limita stranse, asa ca intrebati daca va mai puteti incadra in deadline, inainte de a le face vreo propunere. Fiti pregatiti sa le oferiti informatii suplimentaresi aratati cat mai mult entuziasm legat de subiect atunci cand le explicati de ce este o stire de interes.
6. Ce aveti de oferit?
Nu uitati ca oamenii din presa au nevoie de colaboratori ca dumneavoasra, care sa-i ajute sa umple paginile ziarelor sau minutele de emisie cu stiri. Dumneavoastra cunoasteti subiectul, aveti idei pentru povesti interesante, si aveti acces la oamenii despre care se vorbeste in acele povesti. Informatiile succinte, cum ar fi rezultatele financiare sau o cronologie a evenimentelor, ii vor ajuta pe reporteri sa inteleaga subiectul mai repede. Cu cat le puteti oferi mai multe “bucati” ale povestii – exemple de oameni afectati de acel subiect, experti, copii dupa studii relevante – cu atat mai mari sunt sansele ca povestea dumneavoastra sa apara in presa. Daca vreti sa apareti la televiziune, asigurati-va ca puteti oferi imagini video care sa va sustina povestea.
7. Cum sa raspundeti cand va cauta presa?
Chiar daca nu-i cautati dumneavoastra intentionat, reprezentantii presei va pot cauta pentru informatii sau pentru a va cere reactia la o stire. Atunci cand se intampla asta, nu intrati in panica! Alegeti pe cineva din organizatia dumneavoastra care este degajat in relatiile cu presa si care are autoritatea de a vorbi in numele organizatiei. Fiti mereu cinstiti, si, daca nu stiti raspunsul la o intrebare, spuneti acest lucru. Aflati care este termenul de predare al reporterului si, fie il sunati inapoi pentru a-i da raspunsul, fie indicati-i alte surse cu care ar putea vorbi. Vorbiti cat mai simplu, fara expresii din jargonul profesional, si repetati-va mesajul in mai multe feluri diferite. Odata ce va va considera o sursa de incredere, presa va continua sa apeleze la dumneavoastra pentru subiecte asemenatoare si va fi mai receptiva la propriile dumneavoastra idei de subiecte.
8. Ce strategii de media pot sa sustina resursele dumneavoastra actuale?
Desi se crede ca aparitiile la stiri inseamna publicitate gratuita,conferintele de presa, comunicatele si mapele de presa nu sunt deloc ieftine! Resursele investite si eforturile echipei dumnevoastra fac ca aceasta acoperire media sa fie una castigata, nu gratuita. Dar, comparand costul acestor activitati cu cel al unei campanii media/cumpararea de spatiu publicitar, vinderea unei povesti pare un adevarat chilipir. Desigur, exista si situatii cand trebuie sa investiti in asemenea campanii daca aveti resurse. Oricum, asigurati-va ca organizatia dumneavoastra are capacitatea de a raspunde solicitarilor presei daca strategia pe care ati ales-o a avut succes.
9. Ce alte surse de publicitate gratuita mai exista in cadrul comunitatii dumneavoastra?
Multe companii de cablu pun la dispozitie spatii de productie sau timp de emisie pe canalul local; cu cheltuieli foarte mici, puteti dezvolta programe de diverse teme. Posturile locale de radio si televiziune cauta adesea invitati care au de spus povesti interesante sau care au opinii bine conturate pe teme de interes local. Apoi, prin colaborarea cu alte companii, va puteti promova mesajul si prin canale mai putin conventionale, cum ar fi pungile de cumparaturi din supermarket-uri.
10. Cum va dati seama ca strategia dumneavoastra a fost eficienta?
Anaizati din nou strategia media aleasa. Ati atins obiectivele puse pe hartie? Puteti apela la serviciile unei agentii de monitorizare, care va va pune la dispozitie rapoarte detaliate in legatura cu toate aparitiile in presa ale organizatiei dumneavoastra. Daca scopul dumneavoastra a fost sa cresteti numarul de clienti care folosesc serviciile dumneavoastra, uitati-va cum a evoluat numarul acestora de la inceputul campaniei si dupa finalizarea ei. Apoi, a ajuns presa sa va trateze ca pe o sursa de incredere? A crescut nivelul de atentie al comunitatii pentru subiectul promovat de dumneavoastra? Puteti inregistra succese pe mai multe planuri, asa ca aveti grija sa le urmariti pe toate.